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采购专项审计方案(专业)

时间:2022-06-17 17:41:57

目录

一、审计目的

二、审计预期达到的目标

三、审计工作内容

四、审计工作范围

五、审计期间所用的方法

六、审计应关注的风险领域

七、时间安排及审计程序

八、审计过程中所需要的资料


一、审计目的

(1)改善物资采购质量;

(2)降低采购费用;

(3)维护企业权益;

(4)促进企业价值的增加及目标的实现。

二、审计预期达到的目标

(1)检查采购制度的完善程度,制度的执行情况;

(2)对于没有制度的采购建议形成规范的文件;

(3)梳理出清晰的采购流程,建议全公司统一执行;

(4)检查采购的合规情况。

三、审计工作内容

(1)内部控制;(2)采购计划审计;(3)采购合同审计;(4)采购招标审计;(5)物流运输审计;(6)收货验货审计;(7)比价审计。

四、审计工作范围

20XX年X月-20XX年X月期间的采购管理工作。

五、审计期间所用的方法

(1)检查法;(2)复核法;(3)分析法;(4)复算法;(5)盘点法;(6)鉴证法;(7)抽样法;(8)观察法;(9)函询法;(10)询问法;(11)源头审计法;(12)全面审计法;(13)简单审计法;(14)重点审计法。

六、审计应关注的风险领域

(1)采购方式和供应商选择、管理与更换;(2)价格失控;(3)质量检验失控;(4)票据失真;(5)付款提前或滞后;(6)付款不实和违规结算风险。

七、时间安排及审计程序

本次审计预计时间三至五天,具体工作时间根据工作量和对方公司准备的资料而定。

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详细采购专项审计程序如下:

(一)采购计划审计

采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。

1、应获取的相关资料

包括采购管理制度、采购计划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、技术措施计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资价格供应状况等。

2、应关注的风险领域

包括采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调等。

3、审计内容

(1)采购计划编制依据的可靠性。内部审计人员应审查采购计划的编制是否依据经过批准的物资采购申请单,在MRP 环境下,采购计划的编制是否依据主生产计划、主产品结构文件、库存文件和各种零部件的生产时间或订货时间精确计算;采购计划是否与生产计划、销售计划、物资库存控制计划和资金供应计划等相协调;是否符合组织的存货政策、采购政策和资金管理政策。

(2)采购计划审批程序的合规性。审查各物资使用部门是否根据本期生产计划和物资消耗定额确定物资实际需要量,据以填具物资采购申请单;物资管理部门是否每月根据物资实际库存和储备需要填具物资储备定额补库计划表,提交补库申请单;各部门负责人是否按职责分工和授权范围对提交的采购申请单进行分类初审、对口把关;计划部门有无会同物资管理部门核实物资库存;最终下达的《德赢vwin》有无报经组织分管领导审批;对不符合规定的采购申请,有无要求请购部门或人员调整采购内容或拒绝批准;重要的和技术性较强的物资采购,是否执行特别授权审批程序,是否组织专家进行论证,实行集体决策和审批;对生产急需和突发性的紧急物资采购,是否以适当形式事先通知价格信息部门,并于规定时日内补齐办妥有关手续。在过程参与式物资采购审计模式下,采购计划在报经组织分管领导审批前,可首先提交内部审计人员审核。

(3)采购计划所列价格的合理性。对于重复购置的物资,如价格未发生变化,则以上次成交价格为依据,将高出确定标准的计划价作为重点审计对象;如价格已发生变化,应掌握最新市场公允价作为审计标准。审计物资采购计划价格时, 应将新购物资作为审计的重点。当产品降价时, 基于价值链管理的思想,应考虑供货商有无对供应物资协同降价的可能。在过程参与式物资采购审计模式下,经内部审计人员审核后的物资采购计划价格的处理有两种方式,一种是只作为编制采购计划和内部经济核算的价格依据,而不作为实际采购时的价格控制标准,实际采购之前采购部门需重新报送《体育平台》;另一种是在编制采购计划之前,采购部门需事先提报《体育平台》,经审查后作为编制采购计划的依据,并同时作为实际采购时的价格控制标准。

(4)采购计划所列物资数量的合理性。审查计划部门对申请单是否做了最有效的归类;物资采购数量是否考虑了经济批量;是否与生产计划和物资库存相适应。

(5)采购方式选择的合理性。物资的取得方式有定点进货和非定点进货,具体包括市场选购、电子商务采购、招标采购、委托加工、互惠购买、融资租赁和企业自制等方式。内部审计人员应审查采购方式的确定是否综合考虑了下列因素:现有资源的充分利用、物资的重要性程度、资金的贴现幅度、供货商的信誉和各种价格构成要素等。采用招标方式,应具体审查如下内容:

(A )监督招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则,确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。

(B)审查有关招标文书的内容是否完整、严密,有关条款规定是否得到切实遵守。

(C)监督招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的,审查对外发布的招标信息是否全面、准确,发布范围是否具有广泛性,参与招标的投标人是否合格;采用邀请招标的,审查接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况,是否邀请至少三个以上投标人参加;采用议标采购方式的,审查所采购的物资是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足各组织紧急需要、不能预先计算出价格等,参加议标的单位是否在两家以上。

(D)审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格,对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算;审查最高采购限价的合理性和公允性;对于不能编制标底的招标物资或采用议标方式招标的,可根据市场行情对标的进行合理的价位判断。

(6) 供货商选择的合理性

根据供货商与组织的业务稳定性,供货商区分为定点供货商和非定点供货商。内部审计人员应重点审查组织对定点供货商选择的合理性,包括供货商选择评价程序是否规范;有无明确的供货商选择目标和评价标准;有无建立供货商评价小组,小组人员组成是否合理;有无完整、真实的供货商资料;供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式;是否经集体决策进行供货商优选并形成供货商名单;是否根据供货商和本组织的实际情况采用实地考察、书面调查、样品检验或试用的方式确定供货商;有无过度依赖特定供货商,是否设立了备选供货商团队;有无对供货商档案进行规范管理,建立《德赢vwin》,定期组织对供货商调查和复审;修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。

4、审计方法

采购计划审计主要采用分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等方法。源头审计法是始终把握问题的根源而不被表象所左右。如一般物资采购的公允价格信息源是市场,在招标采购审计中,内部审计人员不仅要审查是否履行了规范的招标程序,还应关注招标与市场价的差异,关注结算价与中标价之间的差异,关注中标人的实质性运作。

全面审计法是对物资采购涉及到的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计的一种方法。优点是细致、审核质量高,缺点是效率低、成本高。

简单审计法是在审计力量不足或者有特殊要求时,仅针对物资采购价格或者物资采购的其他某一方面实施审计的方法。

重点审计法是针对重点物资(如采购数量大、单价高) 、敏感性物资、问题较多物资的采购进行重点审查。

(二)采购申报价格审计

采购申报价格审计是对采购价格申报内容的完整性、价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等方面所进行的审计。

1、应获取的相关资料。包括组织的物资价格制定政策、物资采购价格申报单、价格标准、物价变动信息、市场需求信息、经济政策信息、技术信息、供应渠道变化信息和业务流程再造信息等。

2、应关注的风险领域。包括价格标准失控、价格信息系统无效和低效、采购效率降低、价格审查形式化、价格组成内容单一化和串通作弊风险等。

3、审计内容

(1)《体育平台》填列的完整性。采购部门应在比质比价的基础上,初步确定物资采购意向,填制《体育平台》,经采购部门负责人签章后,送交价格信息部门进行价格核定。内部审计人员应审查《体育平台》是否包括物资品名、规格、型号、数量、单价、金额、使用部门、技术要求、供货单位、货比三家情况等栏目。

(2)价格标准确定的合理性。主要内容包括:

(A )审查价格信息收集渠道的广泛性和使用的有效性。可供采用的价格收集渠道有网络、报刊、杂志、电视、广播、行业公报、供货商提供和竞争对手披露等。内部审计人员应审查采购部门和价格信息部门是否充分利用了各种价格来源渠道,建立起容量丰富的价格信息资料库;对于获取的各种信息源,是否按照本组织的物资种类进行了适当分类以提高检索能力,发挥信息使用效率;是否在各部门之间进行了信息共享。

(B)审查价格信息资料收集的准确性和及时性。审查价格来源渠道是否正规,是否根据环境的变化适时地更换价格信息,能否综合各种信息源较准确地预测未来的价格变化趋势,为组织实施战略物资管理提供价格导向。

(C)审查价格标准确定方法的适当性和计算结果的正确性。物资采购价格标准的确定方法有:分别询价法、交叉询价法、调查法、信息资料查询法、历史资料评价法、测算法、专家评估辅助法、集中询价法、公开招标法、提供佐证法、限价法。

(D)审查价格标准构成内容的全面性。物资采购价格包括采购物资的买价、运杂费、保险费、途中损耗、入库前的整理挑选费用、大宗材料的市内运输费、采购资金利息和其他相关费用。其中买价和运费是物资采购价格的主要影响因素。

4、采购申报价的合理性。主要内容包括:

(A)审查是否根据不同的物资采购方式确定申报价;

(B)审查申报单中所列物资品种是否在采购计划范围内,是否列入采购预算;

(C)审查采购申报价有无高估虚报问题;

(D)审查采购申报价的构成是否齐全,是否进行了综合比价;

(E)审查采购部门有无随意压价而忽视物资质量的现象;

(F)对于重复购置的物资,审查申报价是否超过最高限价,最高限价有无根据市场价格变动及时进行相应调整;

(G)审查采购部门是否进行比质比价。

5、申报价格核定程序的规范性。审查价格信息部门是否根据确定的价格标准,在测算评估、对比分析的基础上,确定采购部门报价和相关费用的合理性和公允性,并提出核定意见。对违反规定或报价不合理的,价格信息部门具有否决权,提出重新询价的建议或者核定一个最高控制价格。采购部门应参照核定意见,在核定的价格控制标准范围内进行采购。

6、审计方法。采购申报价格审计主要采用价格比较法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、重点审计法和简单审计法等方法。

(三)采购合同审计

采购合同审计是对采购合同的合法性、完整性和有效性等所进行的审计。

1、应获取的相关资料。包括合同法、组织内部有关合同制度、合同正文和副本以及供货商资料等。

2、应关注的风险领域。包括盲目签定采购合同风险、合同无效风险、合同条款不利风险、合同违约风险和合同档案管理混乱风险等。

3、审计内容

(1)采购合同签订的合规合法性。主要内容包括:

(A)审查供货商是否具有签约资格。

(B)审查合同的签定程序是否合规。合同的签定需经市场调查、业务洽谈、合同起草、合同评审、合同执行以及合同变更、解除或终止等过程。内部审计人员应审查在市场调查阶段是否按“货比三家”的原则进行市场调查,是否取得了供货商完整的档案资料以确认供货商的信誉和履约能力,必要时是否对供货商进行现场考察;参与业务洽谈的代表的业务能力和技术水平是否具备,是否由两人以上参与谈判;合同起草是否使用了正规的合同版本;草签的合同是否经过组织法律部门、财会部门评审;是否根据组织授权要求报经有关领导审批,有无履行分级授权审批手续;是否办理了必要的公证手续;合同变更、解除或终止的理由是否充分,是否签署了书面变更协议并履行了审批手续,对于发现的将严重损害组织利益的已签署合同,是否及时采取了纠正措施。

(2)采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。采购合同应包含如下基本内容:合同标的;数量和质量;价格和结算方式;运输方式;履约期限、地点和方式;违约责任等。内部审计人员首先应审查合同中是否包含上述内容,有关规定是否明确、具体。其次,应审查签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性。再次,应审查确定有无利用合同从事非法行为的可能性。最后,应审查合同条款规定是否为组织争取到最大的财务利益,如充分考虑付款条件和资金优势,选择合理的货款支付方式等。

(3)采购合同的执行结果。审查合同内容是否得到全面、严格地履行;审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果,如对方违约,是否及时组织索赔。如本方违约,责任人是否向分管领导提交书面报告,经审批后办理赔偿手续,并追究相关责任;协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门,通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。

(4)审查合同的管理是否规范。主要内容包括:

(A )审查组织有无设置专门的合同管理机构,合同管理人员是否具备相应资格,合同管理制度是否完善,有无重大合同变更的应对防范措施。

(B)审查合同的归档和保管是否完整。审查合同是否按序编号;台帐登记是否清晰完整;支持性文件是否齐全, 是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同评审表及其它合同附件。

4、审计方法。采购合同审计主要采用检查法、函证法、询问法和重点审计法等方法。

(四)物资采购计划执行情况审计

物资采购计划执行情况审计是指在采购物资运达组织后,对物资验收、入库、计量、价格和货款支付等业务执行的适当性、合法性和有效性等所进行的审查和评价。

1、应获取的相关资料。包括物资采购申请单、采购计划、采购合同、价格申报单、采购发票、运费单、检验报告单、入库单、退货单、付款凭单、转账凭证、应付账款明细账、材料采购明细账和对账单等。

2、应关注的风险领域。包括采购方式和供货商改变、价格失控、质量检验失控、计量不实、保管低效、票据失真、付款提前或滞后、付款不实和违规结算风险等。

3、审计内容

(1)采购方式执行情况审计。审查采购部门是否按照采购计划、采购申报单确定的采购方式和供货商进行采购。如物资采购执行的是定点供货制度,内部审计人员应取得《德赢vwin》作为审计标准,据以确定采购部门是否在合格供货商目录中选择供货商,如有改变,其改变的原因和批准手续是否合理。对于发现的供货商供货问题, 采购人员是否及时填写《体育平台》交价格信息部门,价格信息部门是否及时发出《体育平台》,限期整改并追踪整改结果;整改无效者,是否暂停其供货或取消合格供货商资格。

(2)质量控制执行情况审计。主要内容包括:

(A )审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收,有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊;

(B)审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行;

(C)审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告;

(D)审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准;

(E)审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因,有无根据不同情况及时组织索赔,是否每月编制退货报告,以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等;

(F)审查对逾期未交货者,有无按合同规定给予罚款或没收违约金;

(G)审查对大型或数额较大的物资采购,有无取得供货商合格的检验证明,合同中是否规定了必要的质保内容;物资验收是否严格,有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

(3)计量执行情况审计。主要内容包括:

(A )审查计量器具。包括:计量器具是否经过国家法定检验机构的检验并出具了书面证明;内部计量部门是否定期检查和校对计量器具;计量器具的操作是否正确合规;抽查计量记录并核对实物数量,验证计量的准确性。

(B)审查采购物资途中损耗。包括:是否制订了合理的路耗标准;实际损耗是否控制在标准范围之内;损耗的处理是否合理。

(C)审查质量检验对计量结果的影响。对于化工、石油、煤炭、矿山等行业的物资采购,应注意审查是否运用质量检验结果对采购物资的数量进行适当的调整。

(4)价格执行情况审计。主要内容包括:

(A )审查物资采购是否按批准价格执行。审查发票、货运单、验收单等原始资料上载明的价格是否与价格申报单、采购计划、采购合同一致,价格的变动是否经过核准。

(B)审查运费的组成和数额是否合理。应根据确定的运费价格标准审查物资采购运费,保证实际运费控制在标准范围之内。包括:运输方式的选择、运输里程的确定、运输商的选择、运价组成等。

(5)仓储保管情况审计。主要内容包括:

(A )审查仓库的位置与内部空间的布置。审查仓库位置的设置是否有利于组织内物资流动的经济性、合理性;仓库内部空间的布置是否有利于利用仓库的有效面积和提高仓库的作业效率。

(B)审查仓库面积利用率。通过计算和比较“仓库面积利用率”指标,确定仓库利用效率高低和利用潜力的大小。

(C)审查仓库存放保管工作。物资是否按分区及编号有序排放;物资包装、标示是否符合规范;易燃、易爆、剧毒等危险物资是否隔离存放;库房防火、防盗、防潮等措施是否到位。

(D)审查物资保管账卡档案是否建立健全并定期与相关资料、账簿核对。

(E)审查物资分类保管情况。审查物资保管是否按照物资的重要程度、消耗数量、价值大小等区别对待,实施ABC 分类管理法。

(F)审查物资储备定额制定是否合理。审查物资最高储备、经常储备、保险储备和季节性储备等定额是否经济合理,是否做到既满足生产需要,又最大限度地压缩库存。

(6)采购票据审计。主要内容包括:

(A)审查物资采购的票据是否齐全,是否按照采购业务发生的先后顺序编号。

(B)审查各种票据载明的采购数量、单价、金额、品种、规格、产地、型号等是否真实,数量、单价、金额等计算是否正确,各种票据相关内容是否一致。

(C)审查票据的填写是否合规,手续是否齐全,来源渠道是否正规,保管、领用和注销措施是否完善,传递程序是否合规等。

(7)采购负债确认及付款执行情况审计。主要内容包括:

(A )审查负债的确认是否正确。审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供货商发票等核对无误的基础上出具付款申请单,并及时通知财会部门;财会部门是否在进一步审核的基础上,编制记账凭证,登记付款凭单登记簿或应付账款明细账,确认负债。

(B)审查应付账款的登记是否正确。审查应付账款登记和管理是否由独立于请购、采购、验收、付款以外的职员执行;是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算;是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录,有无遗漏、隐瞒负债情况;是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对,与应付账款总账相核对,与采购部门台账相核对,对存在的差异是否及时妥善处理;对享有折扣的交易,是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款,以防止在付款时贪污折扣。

(C)审查付款处理是否合规。审查付款是否符合资金结算制度的要求;付款是否在会计人员审核的基础上,经过授权人审批;是否按确定的付款方式付给指定的收款人;核实付款金额和收款人是否正确;有无使用空白支票;已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。

(D)审查预付账款处理是否合规。审查预付账款是否经过申请、审批;收到采购物资后,是否根据供应商发票及时冲减预付账款;是否与供货商定期对账。

(E)审查应付账款余额的整体合理性。审查财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表;是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况;采用分析性复核方法,通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额,确定应付账款有无异常变动。

4、审计方法。物资采购计划执行情况审计可以采用检查法、复核法、分析法、复算法、盘点法、鉴证法、抽样法、观察法、函询法和询问法等方法。

(五)物资采购后续审计

物资采购后续审计是内部审计人员在提交了物资采购审计报告后,针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪审计,目的是确定被审计单位对于审计报告中所揭示的问题和偏差的纠正和改进情况以及产生的实际效果。物资采购后续审计应关注的风险领域。包括物资超储积压或储备不足风险、物资使用质量低劣风险、物资价格失控风险、资信低的供货商定点供货风险和审计建议无效风险等。物资采购后续审计的基本过程。

1、应获取的相关资料。包括审计报告、审计回复、定点供货目录、价格申报单、采购计划和物资质量标准等。

2、取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析。内部审计人员应关注如下事项:被审计单位不做反馈和反馈不充分的事项;被审计单位有异议或误解的事项;反馈意见中说明不采取纠正措施的事项等。内部审计人员应逐项分析上述事项的具体原因,并且特别注意反馈意见中对于问题原因的分析是否具有针对性,拟采取的措施是否具体⋯⋯

3、实施适当的审计程序。对重大的审计发现和建议通过现场访问、直接观察、测试和检查文件等方式,编制“后续审计面谈结果小结”和“后续审计跟踪记录表”等工作底稿。

4、评估采纳审计建议所达到的效果。

5、提交后续审计报告。

审计方法。物资采购后续审计主要采用审计分析方法、详查法、抽查法、终点审计法、重点审计法、函证法和查询法等方法。

终点审计法是通过某一环节的重点审计,反馈前续环节中存在的问题。例如通过物资采购后续审计,验证供货商选择、物资验收、价格执行等方面存在的问题,反馈物资采购审计工作中存在的不足。

八、被审单位需要提供的资料清单

1、20XX 年X 月- 20XX年X月期间采购计划(电子版)

2、20XX 年X 月- 20XX年X月期间采购申请单(电子版)

3、采购报价单, 3 家以上询比价单( 20XX 年X月- 20XX年X 月期间)

4、采购合同、合同审核、供应商档案资料( 20XX年X 月- 20XX 年X 月期间)

5、物料送货清单,入库单,质量验收单,退货单,发票,运费单( 20XX 年X 月- 20XX年X 月期间)

6、对账单、结算清单和付款付款凭证、转账凭证

7、合同台账、授权制度、采购招投标文件

8、采购管理制度、供应商管理制度、合同管理制度、授权审批制度

9、应付账款明细账,材料采购明细账、付款凭证、转账凭证、对账单

10、采购业务流程、采购审批流程;

11、采购部所有人员岗位说明书及其工作流程,组织框架

12、审计组认为需要临时提供的其他资料。


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